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面接対策 電話・メール連絡

面接のキャンセルや内定を辞退するときの電話対応の例文

投稿日:2014年7月18日 更新日:

企業に電話をかけるときって、ちょっとためらってしまいますよね。

 

何か厳しいことを言われるのではないかとか、悩んでしまって、あとまわしにしてしまったり。

 

でも面接のキャンセルとか、内定辞退の連絡は、なるべくはやく電話したほうが相手のためにもなりますし。

 

はやくやってしまったほうが、自分の肩の荷もおりますよね。

 

メールで辞退することを伝えてもいいですが、メールだと相手が読んでくれたのか、了承してくれたのかわかりません。

 

会社に直接出向いて来る方もいますが、会社の人事担当者も忙しいときは会えないし、電話したほうがはやくて簡単ですね。

 

長々と話すことでもないので、電話で企業の担当者に伝えたほうが確実です。

 

会社で電話を取る人も、やさしく対応してくれますので、特に怖がる必要もありませんよ。

 

■電話での言い方の例

 

でも会社に電話をかけたときに、最初はなんていったらいいかで迷いますよね。

 

そこで悩んでしまうこともありますが、そんなにむずかしいことではありません。

 

だいたい2、3分ぐらいの会話で終わってしまいますから、ささっとすませてしまいましょう。

 

面接のキャンセルの電話をするときの第一声の例としては、

 

「私、○○大学の○○と申します。採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」

 

と、まず電話に出た人に自分の名前を名乗って、採用担当の人に電話を代わってもらってから、

 

「私、○○大学の○○と申します。○日△△時に、御社(おんしゃ)に面接の予定を入れていたのですが、誠に申し訳ありませんが、面接をキャンセルさせていただきたいと思い、お電話しました」

 

でいいと思います。

 

言い慣れないときはメモに書いておいて、それを電話口で読んでもいいですね。

 

キャンセルの理由を聞かれるかもしれませんが、理由に関して、特に深く突っ込まれることもありませんので、失礼のないように答えておきましょう。

 

内定を辞退するときの第一声は、

 

「私、○○大学の○○と申します。採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」

 

と、採用担当者の方に電話を代わってもらってから、

 

「先日、御社から内定のご連絡をいただきました、○○大学の○○と申します。誠に申し訳ありませんが、内定を辞退させていただきたいと思い、お電話しました」

 

でいいと思います。

 

担当の人からは「残念ですね・・・」とか、「よろしければ辞退する理由を教えてもらえますか?」などは聞かれます。

 

理由も「実は他社に決まりまして・・」でもいいと思いますよ。

 

内定を承諾する前だったら、特に文句を言われることもありませんので、辞退することが決まったらすぐに連絡してしまいましょう。

 

そのほうが相手も助かりますよね。

 

■内定承諾書を出してしまった後の内定辞退の仕方

 

内定承諾書をかわす前だったら、相手も簡単に了承してくれますが、内定承諾書を出した後だと、ちょっときついことを言われるかもしれません。

 

そのときは自分にも責任がありますので、誠心誠意あやまりましょう。

 

また学校推薦の企業の内定辞退となると、一度、学校の就職課に相談したほうがいいですね。

 

場合によっては、その後の学校推薦がその企業からもらえなくなって、後輩に迷惑をかけてしまうこともあります。

 

ともかく内定を辞退すると決まったら、すぐに電話で連絡をしたほうがいいです。

 

電話する勇気がなくて、何もしないでほったらかしにしてしまうのは、よくない状況です。

 

入社前とか入社当日に会社から電話がかかってきて、その対応も大変ですし、親や学校にも連絡がいってしまって、迷惑をかけることもあります。

 

大事なことははやめに伝えたほうが自分のためにもなります。

 

またお詫びの文面を送る必要まではないですが、気になるようでしたら送ってもいいと思います。

 

「御社が第一志望です!」とか面接でいってしまうと、ことわるのも気まずいし、電話するのも勇気がいるものですが、そんなに気にすることはありませんよ。

 

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